13 Zeitmanagement-Tipps
für Freiberufler

Du planst deine Aktivitäten genau, doch am Ende des Tages fehlen dir trotzdem noch einige Stunden? Dann aufgepasst: Im heutigen Beitrag zeigen wir dir wissenschaftlich fundierte Praxistipps, mit denen es mit dem Selbst- und Zeitmanagement endlich klappt.

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TIPP #1 - Work-Life-Balance verstehen

Der Begriff Work-Life-Balance ist dir sicher nicht unbekannt. Denn in unserer schnelllebigen und leistungsorientierten Gesellschaft steigen die beruflichen Anforderungen immer weiter an. Es werden Überstunden gemacht und auch nach der Arbeit beschäftigen wir uns oft gedanklich noch mit beruflichen Themen. Doch dieser Arbeits- und Lebensstil nimmt so viel Zeit und Energie in Anspruch, dass Privates häufig zu kurz kommt. Die Folgen? Stress und Krankheit. Daher ist es wichtig, dass du lernst, einen Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben herzustellen.

Die Work-Life-Balance hängt für Freiberufler mit dem Zeitmanagement unmittelbar zusammen. Die persönlichen Ressourcen sind limitiert: Zeit, sowie geistige und körperliche Energie müssen koordiniert werden. Die Herausforderung besteht also darin, Anforderungen aus unterschiedlichen Lebensbereichen zu priorisieren und sinnvolle Entscheidungen zu treffen.

Dabei geht es natürlich nicht darum, beruflich möglichst viel zu schaffen und privat dafür kürzer zu treten. Vielmehr besteht das Ziel darin, die eigenen Bedürfnisse zu berücksichtigen und Kompromisse zu finden, mit denen eine gesunde und ausgeglichene Lebensführung möglich ist.

TIPP #2 - Zeitmanagement verstehen

Das Zeitmanagement ist für dich sehr wichtig, wenn du in der Lage sein möchtest, deine beruflichen und privaten Ziele zu erreichen. Da sie begrenzt ist, muss die Zeit optimal genutzt werden und nach den Tätigkeiten prisorisiert werden, die für den Erfolg entscheidend sind.

Auf den Punkt gebracht: 20% deiner Arbeit machen 80% deines Erfolges aus!

Anders ausgedrückt können wir auch sagen: Nicht erfolgreiche Menschen verbringen einen Großteil ihrer Zeit damit, Dinge zu tun, die nicht – oder nur unwesentlich – zu ihrem erhofften Erfolg beitragen. Die folgenden drei Schritte werden dir dabei helfen, deine Tage so zu gestalten, dass du deine Lebensziele erfolgreicher erreichen wirst.

TIPP #3 - Zeit einteilen

Auch hier musst du wieder ein wenig rechnen. Nach dem oben vorgestellten Pareto-Prinzip (80:20), kommen wir nun zur 60:40 Grundregel. Hast du schonmal einen genauen Tages- oder Wochenplan geschrieben? Das Erfolgsgeheimnis besteht darin, nur 60 Prozent deiner Zeit zu verplanen. Die übrigen 40 Prozent hältst du für unerwartete und spontane Aufgaben frei. Bei einem 12-Stunden Tag verplanst du also nur etwas mehr als sieben Stunden. So kannst du zeitgleich geplant vorgehen und agil auf alltägliche Herausforderungen agieren.

TIPP #4 - Prioritäten setzen

Du fragst dich nun vielleicht, wie du all deine To-Dos in den 60 Prozent unterbringen sollst. Hier kommen Prioritäten ins Spiel. Denn wie du bereits erkannt hast, kannst du sehr viel erreichen, wenn du die wichtigsten 20 Prozent deiner To-Dos auswählst. Dabei kannst du ganz unterschiedlich vorgehen. Eine Methode möchten wir dir kurz vorstellen:

Die Eisenhower-Methode teilt alle To-Dos in A-, B- und C-Aufgaben und Papierkorb-Aufgaben ein. Lass dich bitte nicht von der Benennung der Aufgaben verwirren. Denn auch die ABC-Methode, die wir dir als Nächstes vorstellen, arbeitet mit diesen Buchstaben. Die Prinzipien sind jedoch verschieden.

Schaue dir nun deine To-Do-Liste an und sortiere nach folgendem Schema:

A-Aufgaben: Oberster Priorität. Diese Aufgaben müssen sofort und von dir selbst erledigt werden.
B-Aufgaben: Haben noch Zeit.
C-Aufgaben: Können auch langfristig delegiert werden. Aber Achtung! Auch B- und C-Aufgaben werden natürlich irgendwann zu A-Aufgaben und müssen dann erledigt werden.
Papierkorb-Aufgaben: Unwichtig! Diese Aufgaben sind meist die 80% der Arbeit, die dich nicht weiterbringen und nach Möglichkeit gestrichen werden sollten.

TIPP #5 - Nutze hilfreiche Tools

Viele alltägliche Prozesse lassen sich heutzutage durch Softwarelösungen auf minimalen Aufwand reduzieren. Durch “Zapier” lassen sich beispielsweise Prozessketten zwischen 1.000 verschiedenen Apps erstellen die automatisiert nach den vorgegebenen Regeln und Ereignissen ablaufen. Auch spannend für Freiberufler ist die Betrachtung von “GravityCV”, welche das Lebenslauf-Management inkl. aktueller Status- und Preisinformationen aktualisiert. Die richtige Software für den eigenen Bedarf kann wertvolle Zeit sparen und alltägliche, lästige Aufgaben und Ablenkungen erleichtern.

TIPP #6 - Fasse Aufgaben zusammen

Oft können unterschiedliche Aufgaben sinnvoll miteinander verbunden werden um Zeit zu sparen. Hierbei geht es darum alltägliche Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen. Beispielsweise können Botengänge und der alltägliche Einkauf verbunden werden oder eine Anreise zu einem Kundentermin vor Ort mit einem wichtigen Telefonat. So lassen sich durch geschickte Planung wichtige Minuten sparen, die in wesentliche Dinge wie Projekte fließen können.

TIPP #7 - Erledige das Unangenehme vor 10 Uhr

Viele Menschen tendieren dazu, unangenehme Aufgaben aufzuschieben, bis die Deadline immer näher rückt und sie in Stress geraten. Das kannst du vermeiden, in dem du jeden Tag die unangenehmsten Aufgaben zuerst erledigst. Dafür kannst du dir zum Beispiel vornehmen, diese Aufgaben bis 10 Uhr erledigt zu haben. Unangenehme Telefonate, lästiger Papierkram etc. Mache dir zur Gewohnheit, diese To-Dos direkt zu bearbeiten. Das führt nicht nur dazu, dass die Aufgaben zeitig erledigt werden, sondern befreit dich auch von dem schlechten Gewissen, das du sonst den ganzen Tag mit dir herumtragen würdest.

TIPP #8 - Arbeite mit Fokus

Das menschliche Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, mehrere anspruchsvolle Tätigkeiten gleichzeitig auszuführen. Selbst wenn du der Meinung bist, multitaskingfähig zu sein, wirst du deutlich effizienter arbeiten, wenn du dich auf eine Aufgabe fokussierst und diese zu Ende bringst. Wusstest Du dass nach Untersuchungen an der Michigan State University bereits eine Unterbrechung von 2,8 Sekunden Deine Fehlerquote verdoppelt? Fokussiertes Arbeiten spart unnötige Korrekturschleifen.

Bei langfristigen Projekten kannst du dir ein bestimmtes Zeitfenster nehmen, in dem du dich auf eine Aufgabe konzentrierst. Nachdem du zum Beispiel bis um zehn Uhr die unangenehmen Aufgaben abgearbeitet hast, fokussierst du dich bis 12 Uhr auf Projekt A und bis 14 Uhr auf Projekt B. So kannst du trotz mehrerer laufender Projekte den Fokus behalten und erfolgreich arbeiten.

TIPP #9 - Schalte Störquellen aus

Ob E-Mails, Anrufe, fragende Kollegen oder Unordnung am Arbeitsplatz – all das sind Störquellen, die dich vom Arbeiten ablenken. Soweit es dir möglich ist, solltest du daher zu bestimmten Zeiten deinen Anrufbeantworter einschalten, dir feste Zeiten für E-Mails setzen und Kollegen bitten, dich nicht in deinem „Flow“ zu unterbrechen. Studien haben gezeigt, dass unser Gehirn nach einer Ablenkung 20(!) Minuten braucht, um wieder voll konzentriert weiterarbeiten zu können. Eine weitere Störquelle ist Unordnung. Denn je aufgeräumter und minimalistischer der Schreibtisch ist, desto weniger kann dein Blick auf Dinge fallen, die dich ablenken. Finde für dich heraus, wodurch du dich ablenken lässt und beseitige diese Störquellen.

TIPP #10 - Schiebe Aufgaben auf

Unter Stress leidet die Konzentrationsfähigkeit. Es passieren leichter Fehler und Arbeitsabläufe werden langsamer. Daher ist eine wichtige, wenn auch paradox klingende Regel: Schiebe Aufgaben auf, wenn der Stress zu groß wird. Insbesondere wenn du das Planen noch nicht gewohnt bist, kann es vorkommen, dass du dir zu viele Aufgaben auf einen Tag legst. Das ist ein Lernprozess und sollte daher nicht negativ bewertet werden. Besonders das kurzzeitige Aufschieben kleinerer Aufgaben kann in solchen Situationen einen sehr großen Unterschied machen. Um langfristiges Aufschieben zu vermeiden, ist es hilfreich, die aufgeschobenen Aufgaben am nächsten Tag als Erste zu erledigen.

TIPP #11 - Lerne “Nein!” zu sagen

Gerade als Freiberufler ist man häufig bereits ausgebucht und bekommt dennoch weitere Anfragen von Kunden und Vermittlern, die Zeit in Anspruch nehmen, die man eigentlich gerade in die bestehenden Projekte investieren müsste. Lerne auch mal “Nein!” zu sagen. Weder Dir noch deinem Auftraggeber wird es nützen, wenn Du dich mit einem zusätzlichen Projekt belastest, obwohl ein bestehendes Projekt bereits all Deine Kapazitäten einnimmt.

TIPP #12 - Mache regelmäßige Pausen

Natürlich gibt es Untersuchungen, die zeigen, nach welcher Zeit wir eine Pause machen sollten. Doch letztendlich ist dies eine sehr individuelle Entscheidung. Daher solltest du darauf achten, wann deine Konzentration nachlässt und dann eine bewusste Pause machen. Das muss keine halbe Stunde sein. Es reicht, kurz das Fenster zu öffnen, dich ein wenig zu bewegen und einen Schluck Wasser zu trinken. Danach ist dein Gehirn wieder mit Sauerstoff versorgt und du kannst weiterarbeiten. Diese Vorgehensweise führt zu deutlich höheren Leistungen, als das erzwungene Durcharbeiten.

TIPP #13 - Fordere dich selbst hinaus

Es gibt Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen und häufig recht viel Zeit in Anspruch nehmen. Bei solchen Aufgaben kann der Blick auf die Uhr helfen. Sobald du ein Gefühl dafür hast, wieviel Zeit du für eine bestimmte Aufgabe benötigst, kannst du versuchen, dich selbst in dieser Zeit zu unterbieten. Denn wir neigen bei Routineaufgaben dazu, nicht hoch konzentriert und effizient zu arbeiten. Dies kannst du durch den Blick auf die Uhr verbessern und auf diese Weise mehr Zeit für wichtige Aufgaben nutzen.