Die Auswirkungen der DSGVO
auf den CV-Versand

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018, herrscht weit und breit noch immer Unklarheit, wie man die neuen Datenschutzrichtlinien am effizientesten umsetzt. Fest steht: Für Freiberufler und Unternehmen ist mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung ein neuer Aufgabenbereich hinzugekommen, der wertvolle Zeit in Anspruch nimmt.

Neben der Überarbeitung von Datenschutzerklärungen und einem erhöhten Abstimmungsbedarf mit Kunden und Interessenten müssen Verfahrensverzeichnisse geführt werden und gegebenenfalls Datenschutzbeauftragte gestellt werden.

Auch die wohl wichtigste Änderung durch die DSGVO Recht auf Löschung bzw. Vergessenwerden bringt für Unternehmer, die ihre Zeit möglichst effizient gestalten möchten, einen Rattenschwanz mit sich. Häufig verteilen sich Dokumente, die persönliche Daten beinhalten über mehrere E-Mail Verläufe, Rechner und Server. All diese Daten müssen mühsam herausgesucht und einzeln gelöscht werden. Auch kann auf diese Art niemand sicher ausschließen, dass keine gespeicherten Daten vergessen werden.

Es drängt sich weiterhin die Frage auf: Wie wird in Zukunft mit persönlichen Daten umgegangen?

Mit der individuellen Haltbarkeit von Links zu Deinem CV, geben wir eine Antwort.

DSGVO GravityCV CV-Haltbarkeit

Status Quo

Aktuell würde Vermittler Vogt ein CV von einem Freiberufler per Mail erhalten. Da er unterwegs ist, und die Mail gerne später lesen möchte, schickt er den CV an seine private E-Mail Adresse. Zusätzlich wird die Mail an die Personalchefin und die Sekretärin geschickt.

Sekretärin Schiller legt das Dokument aus Reflex zunächst auf ihren Desktop, bevor sie die Datei auf dem Server ablegt. Von diesem aus wird die Datei durch regelmäßige Sicherheitskopien auf 2 parallel laufenden Cloud Servern gelagert.

Wenn nun ein Freelancer von Artikel 17 der DSGVO, also dem Recht auf Vergessenwerden Gebrauch macht, wurde die Datei an 8 verschiedenen, nicht offensichtlichen Orten gespeichert. Dies bedeutet häufig: Einige der Daten fallen hinten runter. Ob es nun die Datei im privaten E-Mail Account von Vermittler Vogt, oder auf dem Schreibtisch von Sekretärin Schiller ist, es kann nicht sichergestellt werden, dass eine vollständige Löschung der Daten vorgenommen wurde. Dennoch bedeutete die Suche nach den verschiedenen Dateien für den Vermittler Aufwand und er macht sich im Zweifelsfall sogar trotz bestem Bemühen und Gewissen strafbar! 

Um der aktuellen Verwirrung Herr zu werden und eine einfache Lösung des Problems für beide Seiten zu schaffen, bieten wir Dir bei GravityCV die Option, Links zu Deinem CV mit einer individuell einstellbaren Haltbarkeit zu versehen. Hierdurch hast Du Kontrolle über die Dauer des Zugriffs auf Deine Daten, und Vermittler Vogt muss sich nicht um eventuell gespeicherte Dokumentleichen im Serverraum sorgen.

Freiberufler Friedrich schickt also ein aktuelles CV mit 96 Stunden Haltbarkeit an Vermittler Vogt. Dieser hat nun ausreichend Zeit mit den zur Verfügung gestellten Daten zu arbeiten, speichert diese aber weder in einem E-Mail Postfach noch auf Rechner oder Server. So wird auch die Einverständniserklärung zur Speicherung der Daten, die durch Artikel 30 vorgeschriebene Führung des Verfahrensverzeichnisses und die anschließende Löschung von Daten überflüssig. Um zusätzliche Sicherheit zu schaffen, können die Links zu CVs auch mit einem PIN-Zugang versehen werden. So kann garantiert werden, dass empfindliche Informationen nicht an Dritte gelangen.

Stell dir das Ganze wie eine digitale Garage vor, in der Deine Daten vorübergehend “geparkt” werden. Du füllst die Garage also je nach Anforderungen des Jobs mit Gelände-, Sport- oder Familienwagen – deinem persönlichen CV. Vermittler Vogt hat nun die von Dir vorgegebene Zeit, um sich den Wagen anzuschauen und zu entscheiden, ob Ausstattung und Preis sich für ihn lohnen und er den Wagen mieten möchte. Nach der abgelaufenen Zeit verschließt sich das Garagentor wieder. Der Schlüssel verliert seine Gültigkeit und das Fahrzeug ist sicher. Eine Kopie des Fahrzeugscheins hat Vermittler Vogt hierbei vorübergehend zur Verfügung gestellt bekommen, jedoch nicht behalten, da er diesen nur innerhalb unserer Garage öffnen konnte.

Unser kleines Beispiel zeigt: Durch die Bereitstellung deiner Daten durch einen individuellen, begrenzt haltbaren Link werden die Probleme die sich durch die neue DSGVO für Vermittler und Freiberufler umgangen. Auf beiden Seiten Stress und Ärger vermieden sowie Zeit gespart und es bleiben Kapazitäten um sich auf die wesentlichen, fakturierbaren Aufgaben als Freiberufler bzw. als Vermittler zu konzentrieren.

Deine Daten bei Uns

Selbstverständlich sind Deine Daten hierbei auf unserer Seite gespeichert. Bezüglich der DSGVO bieten wir die Option, einen Überblick über die von Dir gespeicherten persönlichen Daten per Klick herunterzuladen, sowie deine Daten jederzeit komplett zu löschen. Mehr über unsere Datenschutz-Maßnahmen findest du hier. So möchten wir Dir die bestmögliche Transparenz und Sicherheit im Umgang mit Deinen Daten geben.