Wie ich als Freiberufler jährlich
40 Stunden mehr fakturiere

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Masiar Ighani

Masiar Ighani

Dipl. Informatiker
CEO skillbyte GmbH

Mission:
Mit Blockchain und Künstlicher Intelligenz die HR Welt verändern.

Experte in:
Java Enterprise, CoreMedia, Spring, Microservices, DevOps, Machine Learning/AI

skillbyte.de
GravityCV.com

In den Jahren als Freiberufler schien es mir immer wieder ein großes Problem, mich insbesondere in Stressphasen mit Aufgaben beschäftigen zu müssen, die mir in diesem Moment nicht nur wichtige Zeit stehlen, sondern mich auch von meiner mich bereits voll auslastenden Aufgabe ablenken. Neben wichtigen geschäftlichen Pflichten, wie Buchhaltungs- und Controlling-Tätigkeiten, sowie organisatorischen Tasks, zählen hierzu auch häufig Anrufe von Kunden und Vermittlern, die neue Aufträge platzieren möchten. Um abschätzen zu können, ob ich diese bei hoher Auslastung zusätzlich annehmen kann, muss ich mich häufig kurz briefen lassen und begegne den immer gleichen Fragen bezüglich eines CVs, der Verfügbarkeit, Tages- und Stundensätzen und Referenzen. Unter den vielen nicht fakturierbaren Stunden leiden sowohl Freizeit als auch Nerven. Doch Freiberufler können mehr Stunden fakturieren, mit einfachen Tipps.

Freiberufler mehr Stunden und Zeit fakturieren durch CV Tool

Folgen von Unterbrechungen und Multitasking

Nach dem im Jahre 2012 veröffentlichen Stressreport der BAuA (Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin) gaben 58 % der Befragten die Betreuung verschiedenartiger Arbeiten und 44 % der Befragten Störungen und Unterbrechungen in Konzentrationsphasen als häufigen Stress- und Belastungsfaktor an.

Die Studie widmete sich zusätzlich den Folgen von Multitasking indem Sie Probanden, deren Hirnströme mit einem EEG gemessen wurden, gleichzeitig visuell-manuelle Computeraufgaben, sowie Aufgaben zum Sprachverständnis ausführen ließen. Bei ersteren sollten schnellstmöglich Ergebnisse über die Tastatur eingetippt werden, während bei den Sprachaufgaben Wörter nach dem Informationsgehalt bewertet werden sollten. Dies könnte ebenso gut die Verarbeitung von Informationen in einem Telefonat, während man gedanklich aus einem Projekt gerissen wird darstellen.

Die Ergebnisse des Experiments zeigen, dass sich die Reaktionszeiten bei beiden Aufgaben im Vergleich zur alleinigen Bearbeitung einer Aufgabe deutlich verzögern. Hierdurch zeigt sich, dass die Verarbeitung sprachlicher Informationen und die Fehlerverarbeitung neurophysiologisch nacheinander und nicht zeitgleich erfolgen. Obwohl dies der Fall ist, neigt das Gehirn dazu zwei kurz aufeinander folgende Informationen möglichst zeitgleich zu verarbeiten. Als mögliche Ursache hierfür wird genannt, dass ein Zurückstellen und Ignorieren von neu eingehenden Informationen eine starke subjektive Belastungsempfindung auslöst. Zusätzlich wirkt sich Multitasking nach der Studie nicht nur negativ auf die Fehlerquote aus, sondern auch auf die Fähigkeit Fehler vorab zu erkennen und zu korrigieren.

Weitere interessante Einblicke in die Folgen von Unterbrechungen bei der Arbeit liefert eine Studie der Michigan State University, die von Erik Altmann, Professor im Fachbereich Psychologie verfasst wurde.

Hier sollten die 300 Teilnehmer verschiedene einfache, aber ein hohes Maß an Konzentration erfordernde Aufgaben ausführen, wie beispielsweise das Sortieren von Briefen nach dem Alphabet. Die Studie ergab, dass bereits bei einer Unterbrechung von 2,8 Sekunden eine Verdoppelung der Fehlerquote eintrat.

Als möglicher Grund wurde auch hierfür genannt, dass kurz aufeinander folgende Informationen eine Störung auslösen. Die Leistungsfähigkeit des Gehirns verringert sich nach Angaben der Studie um 20 bis 40 % durch das parallele Erledigen von Tasks. Erschreckend ist dabei, dass dies unabhängig von der Dauer der Unterbrechung der Fall ist.

Dies bedeutet für Freiberufler, die in ständiger Auslastung angerufen oder angepingt werden, dass selbst die aktive Entscheidung zum Ignorieren eines Kontaktversuchs zu einem Multitasking-Effekt führt. Also zu einer negativen Auswirkung auf die Konzentrationsfähigkeit und die Fehlerquote beim Ausführen von Tätigkeiten.

Wie viel Zeit Akquise Freiberufler kostet

Aus meiner eigenen Erfahrung erreichen mich durchschnittlich etwa 6–10 Anrufe am Tag von Vermittlern oder Kunden, die Aufträge platzieren oder sich zu laufenden Projekten erkundigen möchten. Schätzungsweise verbringe ich hierbei pro Anruf 10–15 Minuten. Lockerheit und Small Talk gehören für Freiberufler auch in Zeiten der Auslastung dazu und somit verbringt man häufig viele Minuten damit Informationen für Projekte aufzunehmen, die man ohnehin ablehnt. Nett aber ärgerlich.
Würde ich alle Telefonate hochrechnen, käme ich auf durchschnittlich 1 Stunde am Tag. Summiere ich hiervon alle Minuten für immer wiederkehrende Rückfragen zu meinem CV, meiner Verfügbarkeit, Stundensatz und Referenzen zusammen, komme ich auf 40–60 Stunden im Jahr, die wie oben beschrieben nicht fakturierbar, Stress auslösend und, meiner Meinung nach, eindeutig vermeidbar sind.

Passend hierzu gaben bei der GULP Freelancer Umfrage 66,2 % der Befragen an etwa 5 Stunden im Monat, hochgerechnet also 60 Stunden im Jahr mit Akquise Tätigkeiten zu verbringen. Je nach Arbeitszeit sind dies 1 – 1,5 Wochen im Jahr. Für jeden Freiberufler bedeutet dies bares Geld, da diese Stunden auch für scharfe Projekte aufgewendet und fakturiert werden könnten.

Zeit effizient nutzen

Gerade weil die vielen Stunden, die man als Freiberufler für Aufgaben der Selbstständigkeit aufwendet, nicht fakturiert werden können, muss man sich mit Wegen beschäftigen, diese effizienter zu erledigen. Hierfür existieren insbesondere für die Bereiche Buchhaltung und Rechnungserstellung und Organisation hilfreiche Tools wie sevDesk, Debitoor oder Zapier. Schmerzlich vermisst habe ich jedoch immer ein Tool, welches den Informationsprozess bei der Auftragsakquise automatisiert.

Abhilfe schaffen soll hier GravityCV, welches aktuell von mir und meinem Entwicklerteam der Skillbyte GmbH entwickelt wird. Mit unserer Software bieten wir Freelancern eine automatisierte Lösung für die tagesaktuelle Kommunikation der eigenen Verfügbarkeit, Stunden- und Tagessätze und Referenzen im CV.

Referenzen lassen sich durch frühere Auftraggeber mit nur einem Klick verifizieren. Auch Weiterbildungen und die freizeitliche Beschäftigung mit berufsrelevanten Themen sollen hier Platz finden, da wir auch Freiberuflern, die ihre Kenntnisse autodidaktisch erworben haben Zugang bieten möchten.

Skills und Referenzen können nach verschiedenen Kriterien gefilterten werden. So gelangen Headhunter, Vermittler und Kunden einfach an relevante Beispiele und Informationen. Dies spart Zeit auf beiden Seiten und bedeutet für den Freelancer eine große Entlastung, da viele Anrufe mit sich wiederholenden Rückfragen ausbleiben, die sonst einen Multitasking-Effekt auslösen würden. Dies möchten wir insbesondere durch eine Verfügbarkeitsanzeige unterstützen, die zusätzlich die Möglichkeit bietet, nach einer Phase der Vollauslastung eine automatisierte Information an die eigenen Kontakte zu senden.

Nach dem geplanten Softlaunch möchten wir darüber hinaus eine künstliche Intelligenz implementieren, die dem Nutzer durch eine intelligente Marktanalyse Informationen über gefragte Bereiche seiner Branche, sowie den Stundensatz im Vergleich zu anderen bietet. Auch möchten wir Rollen- und Teamaccounts ergänzen, um auch Agenturen die Möglichkeit eines umfassenden CV-Managements zu bieten.